Stel cookie voorkeur in

Bedrijfsvoering

In 2015 heeft Ernst & Young Advisory onderzoek gedaan naar de kwaliteit van onze planning en control. Hier kwamen aanbevelingen uit voort op het gebied van management & organisatie, processen, systemen en bemensing. In 2016 zijn we begonnen met het opvolgen van de adviezen en 2017 stond in het teken van de verdere optimalisatie. Petra Versluis is manager Bedrijfsvoering: “We zijn dit jaar veel meer in control gekomen. We komen zo tot steeds beter functionerende scholen: een grote stap voorwaarts naar een geoliede organisatie om onze ambities mogelijk te maken.” 

Op het gebied van Management en Organisatie is een inrichting voor bedrijfsvoering opgesteld met bijbehorende functieprofielen met taken en verantwoordelijkheden. In 2017 is de bemensing op orde gebracht. Voor interim-posities zijn vaste personeelsleden geworven, waaronder de controller en de adviseur financiën. Ook is de organisatie bemenst op het volledig zelfstandig uitvoeren van de financiële administratie. We vinden het belangrijk om als organisatie meer ‘in control’ te komen. Begrotingstool Capisci werd in 2016 ingevoerd, schooldirecteuren kunnen hierin eenvoudig hun eigen begroting opstellen. Sinds 2017 kunnen zij ook de realisatie van hun begroting volgen. Het risico-denken heeft nadrukkelijk een plek gekregen in de organisatie. In 2017 is een volledig herijkte risico-inventarisatie uitgevoerd. Om verder in control te komen is eveneens besloten de IT te insourcen. Zo kunnen we de gewenste digitale leeromgeving mogelijk maken. We faciliteren zo het leren en lesgeven met ICT en gedifferentieerd onderwijs. Slim toepassen van ICT kan bovendien ondersteunen bij de ervaren werkdruk door de leerkrachten. We zetten een eigen ICT-beheerorganisatie op, waarbij we voor de uiteenlopende expertises passende partners betrekken. 
Integraal HuisvestingsPlan (IHP)
Samen met de gemeente Arnhem is gestart met de uitvoering van het Integraal Huisvestingsplan (IHP). De komende 10 jaar wordt het onderwijsvastgoed voor primair onderwijs beter in balans gebracht qua capaciteitsbehoefte en huisvestingskwaliteit. Het IHP geeft aan welke prioriteiten er zijn voor de huisvesting van de scholen voor de korte en middellange termijn. Dit betekent vervangende nieuwbouw of duurzame renovatie voor een aantal van onze scholen. 

Schoolbesturen en gemeente hebben bepaald dat vervangende nieuwbouw en renovatie worden gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarbij het schoolbestuur een eigen bijdrage doet aan de investering. Deze eigen bijdrage is gebaseerd op de reservering die het schoolbestuur in 40 jaar tijd moet kunnen doen voor noodzakelijke vervangingsinvesteringen. Voorgaande houdt een risico in: het budget voor de bouw van een school kent een vastgesteld plafond en daar moeten we het voor realiseren. Om dit risico aan te kunnen, hebben we het bedrijf HEVO gecontracteerd. HEVO committeert zich aan de budgetten, de te realiseren meters en de gewenste kwaliteit. 

Dankzij het IHP is een betere onderhoudsstrategie mogelijk. Gelden voor onderhoud kunnen effectiever en efficiënter ingezet, doordat duidelijk is welke locaties niet of in mindere mate onderhouden hoeven worden. Uiteraard met in achtneming van veiligheid en functionaliteit. De komende 10 jaar zullen we 18 grote en een paar minder grote projecten oppakken. Ieder gebouw zal voldoen aan de vanaf 2020 geldende duurzaamheidsnormen: Bijna Energie Neutraal Gebouw (BENG). De gemeente Arnhem heeft hiervoor additionele middelen ter beschikking gesteld.

“We zijn over het geheel genomen veel meer in control gekomen. De 15.000 jaarlijks inkomende facturen handelen we nu helemaal in eigen huis af: daar ben ik trots op. Deze eerste gemeenschappelijk jaarrekening is wel ‘the proof of the pudding’, maar we zijn er nog niet. Het komende jaar gaan we in co-creatie met de schooldirecteuren zorgen dat ook zij financieel in control komen.” 

Risicoanalyse
Zowel De Basis als Fluvius kennen een uitgebreid instrumentarium voor de beheersing van risico’s van de organisatie w.o.:

  • Meerjarige strategiebepaling op het niveau van de stichting, vertaald naar een jaarlijks werkprogramma op schoolniveau.
  • Een governance structuur waarbinnen:
    • De belangrijkste onderwerpen op het gebied van onderwijs, personeel, huisvesting en financiën worden besproken met alle schoolleiders, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, de commissie bedrijfsvoering, de auditcommissie van de raad van toezicht en de raad van toezicht. Daarnaast wordt verantwoording afgelegd aan de medezeggenschapsraad en aan de bestuurder.
    • De vergaderplanning met deze geledingen is geborgd in de planning- & control cyclus.
  • Vastlegging van de administratieve organisatie en interne processen, actualisatie gepland voor 2018. Door de insourcing zijn processen in eigen beheer op een andere wijze uitgevoerd en is actualisatie noodzakelijk.
  • Een uitgebreide planning- & control cyclus, die onder andere bestaat uit:
    • Meerjarige leerlingenprognoses per school.
    • Meerjarige begrotingen per school/kostenplaats waarbinnen de belangrijkste risico’s benoemd zijn. Daarbij wordt de integrale verantwoordelijk voor een belangrijk deel bij de betreffende budgethouder gelegd. De budgethouder schrijft een toelichting op zijn/haar begroting.
      • Liquiditeitsplanning die periodiek wordt geactualiseerd.
      • Periodieke verantwoording door de directeuren over de onderwijskundige, personele en financiële ontwikkelingen.
      • Het jaarverslag.
  • Periodiek wordt eveneens gekeken naar:
    • De meerjarige financiële (balans)positie en het aan te houden weerstandsvermogen voor het opvangen van risico’s.

Afgelopen jaar is een volledig nieuwe risicoinventarisatie voor De BasisFluvius uitgevoerd.Aanleiding en doel van de uitgevoerde risicoanalyse waren de volgende:

  • Een belangrijke gronddoelstelling van een organisatie is het borgen van financiële continuïteit. Het gaat hierbij om de vraag of de organisatie op korte en langere termijn aan haar financiële verplichtingen kan voldoen.
  • Om aan deze doelstelling te kunnen voldoen, is het noodzakelijk om over voldoende vermogen te beschikken om de aanwezige (financiële) risico’s af te kunnen dekken.
  • Voor de beantwoording van de vraag hoeveel (buffer-)vermogen noodzakelijk is, is het dus van belang om zicht te krijgen op het financiële risicoprofiel.
  • De verantwoordelijkheid voor het opstellen van dergelijke risicoanalyse berust bij de eigen bestuurs- en toezichtsorganen.

Bij risico’s gaat het om gebeurtenissen die:

  1. Niet voorzien kunnen worden;
  2. Niet beheersbaar zijn.
     

Gebeurtenissen die wel voorzien kunnen worden en wel beheersbaar zijn, en waar dus op geanticipeerd kan worden, vormen zo gedefinieerd dus geen risico.

Conclusie risicoanalyse DeBasis
Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse, de huidige omgevingsfactoren en de huidige gehanteerde begrotingsuitgangspunten, is het vermogen van De Basis toereikend om het financieel risicoprofiel af te kunnen dekken. De Basis voldoet aan de normen die door de Inspectie van het Onderwijs voor het financiële toezichtskader gehanteerd worden.

Conclusie risicoanalyse Fluvius
Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse, de huidige omgevingsfactoren en de huidige gehanteerde begrotingsuitgangspunten, is een vermogen van Fluvius toereikend om het financieel risicoprofiel af te kunnen dekken.  Fluvius voldoet aan de normen die door de Inspectie van het Onderwijs voor het financiële toezichtskader gehanteerd worden.

 

Naar Balans en Exploitatieresultaat De Basis

Naar Balans en Exploitatieresultaat Fluvius

 

"Steeds meer in control."

 Petra Versluis, manager Bedrijfsvoering

 

Ga naar:

Onderwijs en Kwaliteit

 

Toezicht

 

Medezeggenschap

 

Innovatie en ICT

 

Human Resource Management

 

Terug naar Jaarverslag